วันพุธที่ 4 พฤษภาคม พ.ศ. 2559

การบริหารโครงการ


เจ้าของความรู้  นางสาวนิตยา  เกษตร์ภิบาล
ตำแหน่ง/สังกัด  นักทรัพยากรบุคคลชำนาญการ ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนสระบุรี
แก้ปัญหาเกี่ยวกับ  การลืมหรือข้ามขั้นตอนการดำเนินโครงการ
เรื่องเล่า 
1.     ความเป็นมา
                   การดำเนินโครงการต่าง ๆ นั้น จำเป็นต้องมีการบริหารจัดการโครงการ เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อย แต่ในบางครั้งก็อาจหลงลืมบางอย่าง เช่น ลืมทำคำสั่งผู้รับผิดชอบ ลืมถ่ายสำเนาแจ้งผู้เกี่ยวข้อง ฯลฯ ทำให้ต้องเร่งรีบดำเนินการแก้ไข
2.     กระบวนการ/วิธีการ/เทคนิค/ข้อพึงระวัง
กระบวนการ/วิธีการ
เพื่อให้การดำเนินโครงการต่าง ๆ เป็นไปด้วยความเรียบร้อยมีประสิทธิภาพ จึงจำเป็นต้องมีการ
บริหารจัดการ โดยการกำหนดเป็นกระบวนงานในขั้นตอนต่าง ๆ ตลอดจนมอบหมายผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน เพื่อให้  การดำเนินงานเป็นไปตามกำหนดและครบถ้วน ดังนี้
1)     ก่อนดำเนินการฝึกอบรม ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่สำคัญมากเนื่องจากต้องเตรียมทุกอย่างให้พร้อม
ก่อนดำเนินการ จึงควรกำหนดเวลาแล้วเสร็จในแต่ละกิจกรรมก่อนการดำเนินโครงการเพื่อให้มีเวลาปรับปรุงแก้ไขในกรณีที่มีข้อผิดพลาด
-          จัดทำโครงการฯ/ประมาณการงบประมาณ/รายการวัสดุที่ต้องใช้ (จำนวน 3 ชุด)/ทำบันทึกขออนุมัติโครงการ/ขออนุมัติดำเนินโครงการ (จำนวน 2 ชุด)/ทำคำสั่งแต่งตั้งคณะทำงานสนับสนุนการดำเนินโครงการ (จำนวน 3 ชุด) (เมื่อผู้บริหารลงนามแล้ว ให้นำไปออกเลขที่โครงการฯ เลขที่บันทึกฯ และเลขที่คำสั่ง จากนั้นถ่ายสำเนาบันทึกและโครงการฯ ให้ฝ่ายอำนวยการ เพื่อนำไปตั้งเรื่องเกี่ยวกับการเงินและการพัสดุต่อไป)
-          จัดทำกระบวนงานและมอบหมายผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน/ประชุมชี้แจง (โดยถ่ายสำเนาหรือแจ้งให้ทุกคนทราบผ่านระบบ OA)
-          ทำหนังสือประสานจังหวัด (ควรทำหนังสือประสานจังหวัดล่วงหน้าอย่างน้อย 2 สัปดาห์ เพื่อให้จังหวัดมีเวลาในการประสานพื้นที่)
-          ประสานวิทยากร (ในกรณีที่ต้องเชิญวิทยากรภายนอก โดยต้องคำนึงถึงความรู้ความสามารถ ประสบการณ์ ที่สอดคล้องกับเนื้อหาวิชา)
-          จัดทำเอกสารประกอบ (ถ้ามี) โดยรวบรวม/เรียบเรียง เนื้อหาวิชาที่จะจัดทำเอกสารประกอบการ
อบรมให้ครบถ้วนและตรวจสอบความถูกต้องก่อนส่งพิมพ์/ถ่ายเอกสาร
-          จัดทำคำกล่าวรายงาน/คำกล่าวเปิดและปิดการอบรม
-          จัดพิมพ์ป้ายชื่อผู้เข้าร่วมโครงการ/ป้ายชื่อวิทยากร/ป้ายโครงการ
-          ทำตารางการจัดสถานที่และการจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์เป็นรายวิชา (โดยถ่ายสำเนาหรือแจ้งผ่านระบบ OA ให้ผู้รับผิดชอบอาคารสถานที่ทราบ)
-          จัดเตรียมเอกสาร/หลักฐานที่เกี่ยวข้อง (แบบรายงานตัว แบบประวัติ แบบประเมิน แบบรับค่า
พาหนะ หลักฐานทางการเงิน ใบประกาศ ฯลฯ)
-          จัดทำ/ปรับปรุงบอร์ดประชาสัมพันธ์ที่อาคารบรรยาย
-          เตรียมอุปกรณ์/โสตทัศนูปกรณ์/ระบบ IT (ทำรายการอุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้ในแต่ละรายวิชาเพื่อตรวจสอบความครบถ้วน)
-          เตรียมทีมอำนวยการ/ยานพาหนะ/ยาสามัญ
-          ประสานผู้ประกอบอาหารและเครื่องดื่ม
* ให้จัดทำตารางตรวจสอบผลความก้าวหน้าการดำเนินงานในแต่ละขั้นตอนด้วยเพื่อป้องกันการ
หลงลืมในแต่ละขั้นตอน
2)     ระหว่างดำเนินการฝึกอบรม
-          จัดทำทะเบียนประวัติผู้เข้ารับการอบรม โดยต้องตรวจสอบความถูกต้องโดยให้ผู้เข้าอบรมตรวจสอบรายละเอียดของตัวเองก่อน ก่อนส่งไปให้ฝ่ายการเงินทำค่าพาหนะ/ฝ่ายทำวุฒิบัตร/ ฝ่ายทำทะเบียน (ตามที่มอบหมาย)
-          จัดเตรียมวัสดุ/อุปกรณ์ที่จะใช้แต่ละวิชาก่อนถึงช่วงการบรรยาย
-          ต้อนรับ/ส่งวิทยากร รวมถึงมอบค่าตอบแทนวิทยากร อำนวยความสะดวกระหว่างการอบรม โดยคอยดูว่าวิทยากรต้องการอะไรเพิ่มเติม หรือต้องใช้อะไรในช่วงไหนบ้าง
-          จดบันทึกรายวิชา (อย่าลืมเก็บฟลิปชาร์ทที่เกี่ยวข้อง)
-          แจกแบบประเมินพร้อมทั้งอธิบายแบบก่อนทำการประเมิน
-          มอบค่าพาหนะแก่ผู้เข้าร่วมโครงการ
3)     หลังดำเนินการฝึกอบรม
-          สรุปผลการประเมิน/รายงานผลเบื้องต้น
-          รวบรวมแบบประเมิน/Keyข้อมูล/วิเคราะห์ข้อมูล
-          จัดทำเอกสารสรุปผล โดยรวบรวมผลการสรุปเนื้อหารายวิชา/ผลการแบ่งกลุ่มย่อย นำมา
เรียบเรียง/จัดพิมพ์ สรุปผลการดำเนินงานเป็นรูปเล่ม/ส่งพิมพ์ให้ทันตามกำหนด (ก่อนส่งพิมพ์ควรส่งไฟล์ให้ผู้รับผิดชอบรายวิชาตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง)
-          รายงานผลผ่านระบบ BPM (ให้รายงานหลังจากเสร็จสิ้นโครงการทันที โดยงานวิชาการรายงานด้านผลการดำเนินงาน/การเงินรายงานเรื่องการเบิกจ่าย)
-          รายงานผู้บริหารและจัดส่งให้ผู้เกี่ยวข้อง
เทคนิค
-          การมอบหมายผู้รับผิดชอบ ให้มอบหมายตามบทบาทหน้าที่ และความถนัดของแต่ละบุคคล
ข้อพึงระวัง 
-          ก่อนดำเนินการต้องจัดประชุมชี้แจงหน้าที่ความรับผิดชอบทุกครั้ง และต้องนัดหมายกำหนด
ดำเนินการและการส่งงานให้ชัดเจน โดยจัดทำตารางตรวจสอบผลความก้าวหน้าการดำเนินงานในแต่ละขั้นตอน ตลอดจนติดตาม/สนับสนุนการดำเนินงานเป็นระยะ ว่ากระบวนงานใดที่ดำเนินการแล้ว อยู่ระหว่างดำเนินการ หรือ   ยังไม่ดำเนินการ เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่าทำตามกระบวนงานครบหรือยัง
                   -    ในกรณีที่เชิญวิทยากรภายนอก ต้องขอสำเนาบัตรฯ เพื่อแนบหลักฐานการเบิกจ่ายด้วย
                   -    ในกรณีที่ส่งเอกสารให้โรงพิมพ์ ต้องให้โรงพิมพ์ส่งมาให้ตรวจสอบความถูกต้องก่อนสั่งพิมพ์
3. ผลของการแก้ปัญหา สามารถลดข้อผิดพลาดในการดำเนินโครงการ ตามกระบวนงานและขั้นตอน
การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
                    4. ที่อยู่/เบอร์โทรศัพท์ ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนสระบุรี ตำบลทับกวาง อำเภอแก่งคอย จังหวัดสระบุรี 18260 โทร 036-357321         

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น