เจ้าของความรู้ นางสาวนิตยา
เกษตร์ภิบาล
ตำแหน่ง/สังกัด นักทรัพยากรบุคคลชำนาญการ
ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนสระบุรี
แก้ปัญหาเกี่ยวกับ การลืมหรือข้ามขั้นตอนการดำเนินโครงการ
เรื่องเล่า
1.
ความเป็นมา
การดำเนินโครงการต่าง
ๆ นั้น จำเป็นต้องมีการบริหารจัดการโครงการ เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อย แต่ในบางครั้งก็อาจหลงลืมบางอย่าง
เช่น ลืมทำคำสั่งผู้รับผิดชอบ ลืมถ่ายสำเนาแจ้งผู้เกี่ยวข้อง ฯลฯ
ทำให้ต้องเร่งรีบดำเนินการแก้ไข
2.
กระบวนการ/วิธีการ/เทคนิค/ข้อพึงระวัง
กระบวนการ/วิธีการ
เพื่อให้การดำเนินโครงการต่าง
ๆ เป็นไปด้วยความเรียบร้อยมีประสิทธิภาพ จึงจำเป็นต้องมีการ
บริหารจัดการ
โดยการกำหนดเป็นกระบวนงานในขั้นตอนต่าง ๆ ตลอดจนมอบหมายผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน
เพื่อให้ การดำเนินงานเป็นไปตามกำหนดและครบถ้วน
ดังนี้
1)
ก่อนดำเนินการฝึกอบรม ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่สำคัญมากเนื่องจากต้องเตรียมทุกอย่างให้พร้อม
ก่อนดำเนินการ จึงควรกำหนดเวลาแล้วเสร็จในแต่ละกิจกรรมก่อนการดำเนินโครงการเพื่อให้มีเวลาปรับปรุงแก้ไขในกรณีที่มีข้อผิดพลาด
-
จัดทำโครงการฯ/ประมาณการงบประมาณ/รายการวัสดุที่ต้องใช้
(จำนวน 3 ชุด)/ทำบันทึกขออนุมัติโครงการ/ขออนุมัติดำเนินโครงการ (จำนวน 2 ชุด)/ทำคำสั่งแต่งตั้งคณะทำงานสนับสนุนการดำเนินโครงการ
(จำนวน 3 ชุด) (เมื่อผู้บริหารลงนามแล้ว ให้นำไปออกเลขที่โครงการฯ เลขที่บันทึกฯ
และเลขที่คำสั่ง จากนั้นถ่ายสำเนาบันทึกและโครงการฯ ให้ฝ่ายอำนวยการ เพื่อนำไปตั้งเรื่องเกี่ยวกับการเงินและการพัสดุต่อไป)
-
จัดทำกระบวนงานและมอบหมายผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน/ประชุมชี้แจง
(โดยถ่ายสำเนาหรือแจ้งให้ทุกคนทราบผ่านระบบ OA)
-
ทำหนังสือประสานจังหวัด (ควรทำหนังสือประสานจังหวัดล่วงหน้าอย่างน้อย
2 สัปดาห์ เพื่อให้จังหวัดมีเวลาในการประสานพื้นที่)
-
ประสานวิทยากร
(ในกรณีที่ต้องเชิญวิทยากรภายนอก โดยต้องคำนึงถึงความรู้ความสามารถ ประสบการณ์
ที่สอดคล้องกับเนื้อหาวิชา)
-
จัดทำเอกสารประกอบ (ถ้ามี) โดยรวบรวม/เรียบเรียง
เนื้อหาวิชาที่จะจัดทำเอกสารประกอบการ
อบรมให้ครบถ้วนและตรวจสอบความถูกต้องก่อนส่งพิมพ์/ถ่ายเอกสาร
-
จัดทำคำกล่าวรายงาน/คำกล่าวเปิดและปิดการอบรม
-
จัดพิมพ์ป้ายชื่อผู้เข้าร่วมโครงการ/ป้ายชื่อวิทยากร/ป้ายโครงการ
-
ทำตารางการจัดสถานที่และการจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์เป็นรายวิชา
(โดยถ่ายสำเนาหรือแจ้งผ่านระบบ OA ให้ผู้รับผิดชอบอาคารสถานที่ทราบ)
-
จัดเตรียมเอกสาร/หลักฐานที่เกี่ยวข้อง (แบบรายงานตัว
แบบประวัติ แบบประเมิน แบบรับค่า
พาหนะ หลักฐานทางการเงิน ใบประกาศ ฯลฯ)
-
จัดทำ/ปรับปรุงบอร์ดประชาสัมพันธ์ที่อาคารบรรยาย
-
เตรียมอุปกรณ์/โสตทัศนูปกรณ์/ระบบ IT (ทำรายการอุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้ในแต่ละรายวิชาเพื่อตรวจสอบความครบถ้วน)
-
เตรียมทีมอำนวยการ/ยานพาหนะ/ยาสามัญ
-
ประสานผู้ประกอบอาหารและเครื่องดื่ม
*
ให้จัดทำตารางตรวจสอบผลความก้าวหน้าการดำเนินงานในแต่ละขั้นตอนด้วยเพื่อป้องกันการ
หลงลืมในแต่ละขั้นตอน
2)
ระหว่างดำเนินการฝึกอบรม
-
จัดทำทะเบียนประวัติผู้เข้ารับการอบรม
โดยต้องตรวจสอบความถูกต้องโดยให้ผู้เข้าอบรมตรวจสอบรายละเอียดของตัวเองก่อน
ก่อนส่งไปให้ฝ่ายการเงินทำค่าพาหนะ/ฝ่ายทำวุฒิบัตร/ ฝ่ายทำทะเบียน (ตามที่มอบหมาย)
-
จัดเตรียมวัสดุ/อุปกรณ์ที่จะใช้แต่ละวิชาก่อนถึงช่วงการบรรยาย
-
ต้อนรับ/ส่งวิทยากร รวมถึงมอบค่าตอบแทนวิทยากร
อำนวยความสะดวกระหว่างการอบรม โดยคอยดูว่าวิทยากรต้องการอะไรเพิ่มเติม หรือต้องใช้อะไรในช่วงไหนบ้าง
-
จดบันทึกรายวิชา
(อย่าลืมเก็บฟลิปชาร์ทที่เกี่ยวข้อง)
-
แจกแบบประเมินพร้อมทั้งอธิบายแบบก่อนทำการประเมิน
-
มอบค่าพาหนะแก่ผู้เข้าร่วมโครงการ
3)
หลังดำเนินการฝึกอบรม
-
สรุปผลการประเมิน/รายงานผลเบื้องต้น
-
รวบรวมแบบประเมิน/Keyข้อมูล/วิเคราะห์ข้อมูล
-
จัดทำเอกสารสรุปผล
โดยรวบรวมผลการสรุปเนื้อหารายวิชา/ผลการแบ่งกลุ่มย่อย นำมา
เรียบเรียง/จัดพิมพ์
สรุปผลการดำเนินงานเป็นรูปเล่ม/ส่งพิมพ์ให้ทันตามกำหนด (ก่อนส่งพิมพ์ควรส่งไฟล์ให้ผู้รับผิดชอบรายวิชาตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง)
-
รายงานผลผ่านระบบ BPM (ให้รายงานหลังจากเสร็จสิ้นโครงการทันที
โดยงานวิชาการรายงานด้านผลการดำเนินงาน/การเงินรายงานเรื่องการเบิกจ่าย)
-
รายงานผู้บริหารและจัดส่งให้ผู้เกี่ยวข้อง
เทคนิค
-
การมอบหมายผู้รับผิดชอบ
ให้มอบหมายตามบทบาทหน้าที่ และความถนัดของแต่ละบุคคล
ข้อพึงระวัง
-
ก่อนดำเนินการต้องจัดประชุมชี้แจงหน้าที่ความรับผิดชอบทุกครั้ง
และต้องนัดหมายกำหนด
ดำเนินการและการส่งงานให้ชัดเจน
โดยจัดทำตารางตรวจสอบผลความก้าวหน้าการดำเนินงานในแต่ละขั้นตอน ตลอดจนติดตาม/สนับสนุนการดำเนินงานเป็นระยะ
ว่ากระบวนงานใดที่ดำเนินการแล้ว อยู่ระหว่างดำเนินการ หรือ ยังไม่ดำเนินการ
เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่าทำตามกระบวนงานครบหรือยัง
- ในกรณีที่เชิญวิทยากรภายนอก ต้องขอสำเนาบัตรฯ
เพื่อแนบหลักฐานการเบิกจ่ายด้วย
- ในกรณีที่ส่งเอกสารให้โรงพิมพ์
ต้องให้โรงพิมพ์ส่งมาให้ตรวจสอบความถูกต้องก่อนสั่งพิมพ์
3.
ผลของการแก้ปัญหา สามารถลดข้อผิดพลาดในการดำเนินโครงการ ตามกระบวนงานและขั้นตอน
การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น